経理の合理化編04
証憑の保管を証憑保存機能でデジタル化し、業務フローを改善
証憑保存機能を活用すると証憑書類をデータで保管でき、さらにFXクラウドで仕訳と紐付けることもできます。紙のファイリング等の作業が大幅に省力化されます。実例を基にした合理化前後のワークフローの比較と、取引の仕訳入力とスキャンの手順、証憑データの確認方法をご説明します。
ワークフロー（経理業務のフロー）
合理化前の課題
請求書を本店と支店の両方で閲覧できるように二重に保管していました。コピーしたり、本社と支店の両方が受け取ったりと、保管ルールが定まっていなかったため、紛失も多発していました。
支店から毎月本社に送るため、書類のコピーや梱包、発送に手間と費用がかかっていました。
支店で作成した伝票や出納帳を再度本社が手集計しており、二度手間になっていました。
支店から書類が到着しないと試算表の作成が進まないため、試算表の確認が遅れていました。
合理化後の効果
証憑をスキャンしておけば本社でも支店でもリアルタイムに閲覧できるため、郵送やコピーが不要になりました。
データ化されたすべての証憑をパソコンで検索して確認できるようになりました。
スキャナ保存制度の要件を満たして原本（紙）の保管が不要になり、スペースに余裕ができました。
支店で入力した仕訳も本社でリアルタイムに確認できるようになりました。
月次決算が早期化され、翌月15日には全社変動損益計算書と予算比を確認できるようになりました。
スキャンと取引の仕訳入力の手順
1スキャンする証憑の格納先を選択
証憑保存機能を開き、証憑の「フォルダ」（スキャン時の証憑の格納先）を選択します。
フォルダとは
証憑をグループでまとめるためのものです。スキャン時の証憑の格納先になります。
自社の証憑綴り（ファイリング）に合わせて設計します。「フォルダ」ごとに閲覧権限を設定することも可能です。
自社の証憑綴り（ファイリング）に合わせて設計します。「フォルダ」ごとに閲覧権限を設定することも可能です。
スキャンした証憑の内容の確認
スキャンした証憑の記載内容は、画面右側の「取引内容」に表示されます。
「取引年月日」「取引先名」「取引金額」などは仕訳入力時に初期表示されます。
読み取り内容に誤りがあれば、「取引内容の編集」をクリックし修正しておくと、後の仕訳入力の手間が省けます。
「取引年月日」「取引先名」「取引金額」などは仕訳入力時に初期表示されます。
読み取り内容に誤りがあれば、「取引内容の編集」をクリックし修正しておくと、後の仕訳入力の手間が省けます。
2証憑のスキャン
証憑をスキャナにセットして、読込みます。
3証憑からの仕訳計上
FXクラウドの「証憑からの仕訳計上」をクリックします。
証憑保存機能に登録した「フォルダ」のうち、仕訳計上対象（受信対象）と設定した「フォルダ」が表示されます。「データ確認」をクリックします。
受信データ一覧にチェックが入っていることを確認し「仕訳対象データの確定」をクリックします。
スキャンした証憑の取引内容をもとに、自動生成された仕訳が一覧で表示されます。
計上する仕訳をダブルクリックします。
計上する仕訳をダブルクリックします。
「取引年月日」「取引先名」「取引金額」などは仕訳に初期表示されます。
「補正」をクリックして、勘定科目や摘要などを補正入力します。
「補正」をクリックして、勘定科目や摘要などを補正入力します。
「
」をクリックすると、スキャンした証憑の画像が確認できます。
」をクリックすると、スキャンした証憑の画像が確認できます。
仕訳の補正が完了したら、「OK」をクリックします。
なお、仕訳補正時に「仕訳辞書」や「過去仕訳コピー」から仕訳を複写できます。
なお、仕訳補正時に「仕訳辞書」や「過去仕訳コピー」から仕訳を複写できます。
入力内容の学習
仕訳の補正で入力した内容は、自動的に学習（ルール化）され、次回以降、同一の「取引先名」について、学習した仕訳を表示します。これにより、補正入力の作業が無くなり、簡単に仕訳を計上できます。
仕訳をルール化する際に、「書類の取引先」とルールの条件を組み合わせて設計できます。
証憑データの確認方法
仕訳帳から確認
FXクラウドシリーズの仕訳帳から、仕訳と証憑が一緒に確認できます。
変動損益計算書や勘定科目残高などから遡って確認
FXクラウドには、変動損益計算書や勘定科目残高に異常値があった場合などに、ドリルダウンすることで仕訳と証憑まで遡って確認できる機能があります。仕訳まで遡れば、そこに貼付されている証憑も確認できます。
ドリルダウン…画面表示されている金額等の数値について、なぜ、その数字になったのかを確認できる機能です。この機能を利用すると、異常値については、両面から行を選択するだけで原始記録まで遡り、発生要因をその場で確認できます。
取引年月日・取引先名・フォルダ・取引先名で検索
読込んである証憑を取引年月日や取引先名、書類（証憑）の種類、取引先名で検索して表示します。各拠点や本社のパソコンからリアルタイムに確認できます。
